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自我管理系列的第二篇。

上篇《管理|我读《精力管理》的一些收获 - 笑忘书言》提到了我们管理的核心不是时间,而是精力,一种全情投入的状态。

恰好,《每天最重要的2小时》此书讲的是每天如何创造最佳状态去进行短时(2小时)高效的工作。

阅读本书,一方面刷新自己对任务管理的认识(以前觉得应该抓紧并填满时间去做事),另一方面认识到自己身体的规律以及最佳状态的创造。

本文的幕布笔记(可呈现思维导图):https://mubu.com/doc/3u1A9Erhow

关于本书及作者

本书《每天最重要的2小时》,豆瓣评分6.9,略低,作者是乔西•戴维斯博士,是哥伦比亚大学心理学博士,现任职神经领导力研究院研究总监暨首席教授,偏向神经科学方面。

该书从生理角度出发,应用5种策略使得人的心智达到高效表现,以应对每天的繁忙任务,是精力管理的进阶

有意识地等待并选择要做的事情、管理心理能量、不怕分心、掌握饮食和运动的诀窍以及改进工作环境,这五种策略贴近现实,可行性强

本书解释了五种高效策略的作用机理,背后的科学道理,并分享实用案例。且以主人公道格的经历模拟情景,代入感较好,更体现策略的适用性。

适用于以下情景:任务管理(比如:如何应对每天较多任务,或总是做无谓事等)、精力管理(比如:做重要的事情工作很低效)、工作管理(比如:工作学习时很容易分心不能专注怎么办)

核心观点

5种看似简单甚至是常识,却往往被人们忽略的策略,有规律、有意识使用,能获得高效工作的能力,能够专注且出色地完成关键的任务,而不是平庸地做完所有事情。

  1. 有意识地选择要做的事情:花5分钟思考接下来什么任务最需要完成,胜过花1小时做不重要的事情
  2. 管理你的情绪和心理能量:用最好的心情和清醒的头脑去完成最关键的工作,胜过平庸地做完所有事情
  3. 不要害怕分心:让大脑适当地分心、走神,有助你继续高效完成手头的工作
  4. 掌握饮食和运动的诀窍:了解什么食物和运动能让你的身体状态变好
  5. 让工作环境为你服务:了解光线、噪音、杂物是如何影响头脑的,减少各种干扰

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MMTBS的思维导图

前言 成为高效之人

我们有时容易掉入这几种工作、任务管理的误区中:

  1. 强迫自己专注手上工作,不去休息
  2. 增加工作时间,充分抓住每分每秒,熬夜通宵等
  3. 虽说要事优先,但仍存在许多需要完成的,即使不那么重要的事情。比如工作学习生活上的某些杂事,自己的承诺等,以及其他需要我们负责任完成的任务,所以即使做完了重要的事情,还有其他杂事不做也不行
  4. 任务过多无法掌控,也导致无法完成,容易产生焦虑感
这些典型错误其实就是:期望自己无间断工作,无奈塞满自己的日程

但我们真实所望是:重新获得对事务的掌控感,想在工作上拥有极佳状态。换句话说,一切尽在掌控中,做事时精力充沛。

书中特别介绍了一个人物,典型的斜杠青年,即身挂多职,富兰克林。令人注意的是,他的闲暇时光很多,究其原因,他为达到巅峰高效状态创造最好的精神和生理条件,日常计划中为享受、学习、创造、娱乐、健康、家庭留出了时间

这给予我们启发,抛弃所谓追求效率、追求马不停蹄工作的念头,转而通过创造高效的条件,即关键在于按照我们的生理状况来工作。本书接下来介绍如何用五种策略创造大脑的高效工作时间的。

策略一 在日常工作中,认清最重要的事

书中以职员道格的案例开篇,他面临着一个任务抉择:与上司的会谈需要准备 vs 回复邮件完成工作的欲望。

在学习工作中,我们可能也会遇到类似的抉择:接下来打游戏 还是 写作业 呢?但结果可能是,你打完了游戏,天啊好累,不想写作业。

当然有的人直接把选择跳过了,压根没想过写作业。但本质是,我们在任务上做出了选择,我们更倾向于自动模式。

何为 自动模式?

  • 大部分情况我们都处于自动模式,思维、感觉、行为都按照无意识的常规程序进行,此时的你,对自己的许多行为习以为常且相当熟练,缺乏有意识的监控。
  • 我们不会有意识地考虑反思这件事到底值不值得做。
  • 我们可能不会关注自己的每个动作:刹车时用了多大力度、怎么就刷起了微信、钥匙带了却没印象、我打字的时候怎么不用去想敲哪个键等

刷微信、打游戏、网上冲浪、购物、看剧等等,这些其实都是 时间黑洞,它会不知不觉地消磨你的时间,而你可能完全没察觉到已经过去那么多时间。

书中提出一个“抉择点”的概念,这是什么?

当你完成或中断任务时的关键点,决定自己如何度过接下来的时间。

回到前面所说的任务选择上,我们做出自己的选择:刷微信、打游戏、网上冲浪、购物、看剧 vs 工作学习。


为什么我们会容易选择自动模式的任务,总是容易跳过选择、不做选择?

  • 警惕 #认知上的懒惰者:在其他条件完全相同情况下,我们大脑倾向于选择思维层面阻力最小的那条路,无意识的、已经熟练的神经性常规程序相对容易完成,需要慎重考虑的、有意识的抉择则需要更多思维上的努力,这也是上篇所说的,大脑是懒惰的
  • 抉择点常来自冲突,令人不快:通常是无意识的自动行为之间相冲突、行为与目标之间相冲突的结果。比如,一边写稿一边需要转过头听妻子讲计划,容易烦躁越是注意到自己的思维、情绪、行为,越觉得时间过得缓慢;当意识到时间流逝自己却毫无进展而感到焦虑或愧疚,所以更倾向于跳过抉择点 

综上,我们需要有意识地思考如何利用我们的时间。


最大限度利用自己的抉择点,关键在于动脑好好反思,此刻对我们而言究竟什么最为重要

充分利用抉择点的三个诀窍:

1、珍惜每一个抉择点:首先为抉择点创造心理距离,从受限的思维中后退一步。

与眼下最关注的事保持一定的“距离”,因为靠的越近越容易受影响。

举例:当天兑现75美元与三个月后兑换118美元,我们一般倾向于选择眼前的75元。

心理距离会带来更高层次的思考,即大局观。当你从人生目标的角度来看待此刻的选择,自然刷微信这些都没什么卵用了,而平时的想法是先刷刷 朋友圈满足下自己的好奇心,管他那么多。

2、提前为抉择点做好相应计划

为可能出现的障碍提前制订计划,更有可能让人们按照自己希望的方式行事,而不是匆忙应付了事。

这是一个很好的策略,我们可以预料到自己的行为,做好提前计划以防万一。这里使用的是“如果……就……”的模式。

举例:如果在专心学习的时候碰到别人要求做某事,我就先判断任务的紧急程度(需要当天完成还是马上完成),时间长度(两分钟可以完成还是需要一两小时完成)等来决定是马上做还是延后做,若是后者就添加到滴答清单中。

因为你有了详细的计划,所以你不用乱了阵脚,一时按照这套来,一时按照那套来,可以说,这是我们做事的原则。

3、不要随便开始一项新任务,除非已经有意识地决定了它确实值得做

一旦完成一项任务,不要想接下来自己可以轻松做些什么,而要把这一刻标记为抉择点——暂停。其实就是,遇到任务时或开始做事前,先等一等,停一停。

按照自己原定清单上的重要事项去做,比如那“三只青蛙”。

策略二 管理你的心理能量

拒绝甜甜圈的诱惑会让大脑疲惫不堪,人的自控力有限。

上篇也说了,情绪对精力的重要作用。

在做重要的事情前,要避开那些耗费心理能量的任务活动,比如聊工作的事情,上网、回复邮件等。

怎么判断哪些任务耗费心理能量?

1)若完成某项任务后觉得很累,说明心理能量消耗较大

2)不熟悉的任务,不能自动化进行的任务

在现实生活中如何实践呢?

  1. 早上第一件事是完成你最重要的工作:自己手头上最具创造性、最有意思的工作是什么,或者从长远来看最有益的工作是什么。注意,第一件事不是查阅新闻邮件等等。
  2. 考虑一下今天所有的待办事项,分类为【重要的】、【创造性的】和【其他的】。【其他的】可放在一天的后半段进行
  3. 试试在下午花上一小时阅读并回复你的邮件,言下之意:把杂事放在一天的后半段进行,集中处理
  4. 第二天有重要任务,那么前天晚上就要提前做一些决定,而不是留到第二天消耗心理能量

如何迅速补充心理能量?

  1. 缓慢地深呼吸一会
  2. 尽情的大笑一场,积极的情绪可以为我们充电
  3. 短暂地打个盹,注意10分钟即可

小结一下:

1、进行其他活动前先限定时间,并明确目的。比如回复邮件前先限定时间,半小时后必须结束,且只查看有没有特别紧急的事情需要处理

2、脑子疲惫时,站起来深呼吸,出去走走。环境的改变和运动能恢复心理能量

3、进行重要任务时要专注。比如,使用番茄钟等

4、处于抉择点,在开始一项新任务前:

  • 务必回顾刚刚完成哪些任务
  • 大脑是否因为做出过多的决定而疲惫不堪
  • 你目前的情绪如何?有没有可能影响到下一项任务?

5、在安排日程表时:要注意最重要的任务前后安排了什么工作。


策略三 无须对抗分心也能更专注

这是个很难专注的时代。

环境在争抢我们的注意力:会议,电脑,智能手机,平板电脑,无数的邮件;随时随地 可以上网,浏览社交网络,游戏。

我们的生理决定了我们很难不在意这些:大脑会对分散注意力的事情作出反应,注意力系统原本是用来扫描和监测的,以便让人能够对意外的东西作出反应,并不断发现我们周围的变化,了解哪些东西是新事物。

但我们还是可以做点什么,比如拿开桌子上的干扰物:

  • 尽量降低噪声,尽可能的关闭各种设备
  • 关掉邮箱,关掉各种设备上的提醒功能
  • 关上办公室的门
  • 戴上降噪耳机

在注意力提升策略上,可学习冥想。

本部分还提到,走神对复杂问题或需要创造性解决的麻烦是有好处的。这里不再多述。

策略四 掌握饮食和运动的诀窍,让自己更高效

直接说,适量的运动和饮食对创造最佳状态同样有帮助。

运动的策略:

如果你觉得有点儿懒洋洋的,没办法集中精神,那就走出办公室,快速行走30~40分钟,上下楼梯10~20分钟。

或者,如果你是附近健身房的会员,就在跑步机、自行车或者任何你喜欢的机器上运动20~30分钟。

要注意:适当的运动强度恰好够让你出点汗,但不至于累得不行。

饮食的策略:

1、每一两个小时或运动完喝一次水

2、吃一些含有蛋白质、含糖指数低的碳水化合物和健康脂肪的饭菜、零食——蔬菜和水果通常含有健康的碳水化合物。而当你非常忙的时候,坚果是零食的最佳之选。

以上是书中提供的策略。可以按照“饮食 精力”的关键词进行搜索相关的文章了解更多,但要注意甄别。

策略五 让工作环境为你服务

和运动、饮食一样,我们周围的环境也对大脑产生着重大的影响。

想要学会利用周围的环境,好让自己能够在最佳状态下工作,就需要理解我们的大脑和思维是如何对外界刺激产生反应的,以及为什么会有这样的反应。

声音

断断续续的讲话声、音乐等比较干扰我们的注意力。策略是:

  1. 关上办公室的门
  2. 戴上降噪耳塞
  3. 尽量不听音乐
  4. 若任务需要发挥创造力,就不要抗拒环境噪音,咖啡馆是不错的选择
  5. 清早六点起床的安静时光

光线

暗淡的光线会让人们觉得无拘无束,激发更多的创造力,但会损害人们的专注力和逻辑思考

  1. 多开灯。比起昏暗的房间,光线明亮的房间更能提升你的精神状态
  2. 考虑换掉你办公室里的灯泡,换成偏蓝光的灯泡,甚至只换台灯的灯泡也可以。研究认为,这样可以唤醒视网膜上的受光体神经中枢细胞,而这些细胞会与人脑的生物钟交流,从而帮助你更加警醒。
  3. 如果需要完成一项需要创造力的工作,就把灯光调暗一点,或者找个比较昏暗的角落

此外,通过以下方法对自己的办公空间做出改变

1、清理杂乱无章的东西

在心理能量不足以做某些难度较高的工作时,你就可以清理它们,比如说下午或傍晚。如果你没时间清理,就把它们挪到看不见的地方。

2、把你的电话、水杯和其他与工作相关的物品放到桌子的四个角上,这样当你拿它们的时候就必须伸展身体

如果觉得紧张,就往后靠,扩张胸腔,把双手张开。甚至还可以买个脚凳放在办公室里,这样就可以把脚抬起来。做出这些扩张性的“权力姿势”可以改变你的精神状态。

3、不要在桌子边坐太久

我们都容易沉浸在工作当中,所以,只要你意识到这一点,就站起身走动一下,这应该不会太过分。如果你能选择工作空间,那就选择一个可以随时起身四处走动的地方

4、通过各种方式,让你的工作空间变得个性化,尤其推荐摆放点植物或者水景画

不过当你把工作空间变得个性化的同时,不要往桌子上添加更多杂乱无章的东西。




其实本书更多是给我们提供了一个创造最佳状态的方向,如何实践可以继续在抉择点、专注力、环境、饮食和运动等方向了解和实践,而不是止步于书中的内容。比如搜索“精力 饮食”、“精力 运动”等。

全文完